Skip to content

Alles über die elektronische Unterschrift

Was ist eine elektronische Unterschrift?

 

Eine elektronische Unterschrift ist eine digitale Version einer herkömmlichen handschriftlichen Unterschrift, die verwendet wird, um Dokumente oder Transaktionen online zu signieren und zu bestätigen. Im Gegensatz zur handschriftlichen Unterschrift wird sie mithilfe von Technologie erstellt, wie z. B. kryptografischen Schlüsseln oder biometrischen Daten. Elektronische Unterschriften sind zeitsparend, kostengünstig und bieten zusätzliche Sicherheitsmerkmale zur Authentifizierung von Dokumenten.

 

 

Welche Arten der elektronische Unterschrift gibt es?

Es gibt verschiedene Arten von elektronischen Unterschriften, die je nach Anwendungsfall und Anforderungen eingesetzt werden können. Hier sind einige der häufigsten Arten von elektronischen Unterschriften:

Einfache elektronische Unterschrift:

digitale unterschrift 3

Eine einfache elektronische Unterschrift ist die grundlegendste Form der elektronischen Unterschrift. Sie besteht aus einem digitalisierten Bild der Unterschrift einer Person, die auf einem Dokument platziert wird.

Fortgeschrittene elektronische Unterschrift:

Digitale Unterschrift 5

Eine fortgeschrittene elektronische Unterschrift erfordert zusätzliche Sicherheitsmerkmale, um die Echtheit der Unterschrift zu gewährleisten. Dazu gehören beispielsweise die Verwendung von kryptografischen Schlüsseln und digitalen Zertifikaten.

Qualifizierte elektronische Unterschrift:

registrieren

Eine qualifizierte elektronische Unterschrift ist die höchste Stufe der elektronischen Unterschrift und erfüllt bestimmte rechtliche Anforderungen. Sie erfordert eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die von einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle ausgestellt wurde.

Biometrische Unterschrift:

Daumenabrduck

Eine biometrische Unterschrift verwendet biometrische Daten, wie beispielsweise die Unterschriftbewegung oder den Fingerabdruck, um die Echtheit der Unterschrift zu überprüfen.

Welche Vorteile bringt die elektronische Unterschrift?

Effizienz:

Elektronische Unterschriften können Dokumente in Sekundenschnelle signieren, im Gegensatz zur handschriftlichen Unterschrift, die Zeit für den Versand von Dokumenten oder das Einholen von Unterschriften benötigt.

Kosteneffizienz

Die Verwendung von elektronischen Unterschriften kann Kosten für Papier, Druck, Porto und Arbeitsaufwand sparen.

 

Einfache Integration:

Die Integration von elektronischen Unterschriften in bestehende Geschäftsprozesse ist relativ einfach und kann reibungslos erfolgen.

 

Sicherheit:

Elektronische Unterschriften bieten oft höhere Sicherheitsstandards als herkömmliche Unterschriften. Durch die Verwendung von kryptografischen Schlüsseln und digitalen Zertifikaten kann die Echtheit der Unterschrift verifiziert werden.

 

Flexibilität:

Elektronische Unterschriften können von überall und zu jeder Zeit abgegeben werden, solange eine Internetverbindung verfügbar ist.

 

Nachhaltigkeit

Elektronische Unterschriften reduzieren den Papierverbrauch und tragen so zur Umweltfreundlichkeit bei.

Insgesamt bieten elektronische Unterschriften eine effizientere, kosteneffektivere, sicherere und umweltfreundlichere Möglichkeit, Dokumente zu signieren und Geschäftsprozesse zu verbessern.

Sind elektronische Unterschriften rechtssicher?

Elektronische Signaturen, auch E-Sign genannt, sind in der gesamten EU und den USA für die meisten geschäftlichen Transaktionen rechtsverbindlich. Smartscribe erfüllt die strengen Vorschriften der eIDAS-Verordnung in der EU sowie des ESIGN und des Uniform Electronic Transactions Act in den USA. Die Rechtsgültigkeit hängt vom anwendbaren Recht des Vertrags ab, nicht vom Sitz der beteiligten Parteien.

 

Ein PDF-Dokument kann auf unterschiedliche Weise digital unterschrieben werden. Alle drei in der EU geltenden E-Signatur-Standards – einfache elektronische Signatur, fortgeschrittene elektronische Signatur und qualifizierte elektronische Signatur (QES) – lassen sich bei PDF-Dokumenten einsetzenWelche Art der Signatur rechtsgültig ist, hängt von der Art des Rechtsgeschäfts bzw. Dokuments ab. Wenn Sie mithilfe einer E-Signaturlösung eine QES in ein PDF-Dokument einfügen, entspricht die Unterschrift in Rechtsgültigkeit und Beweiskraft der einer handschriftlichen Signatur auf Papier.

 

Für die meisten Verträge fordert der Gesetzgeber keine spezielle Form, damit sie rechtsgültig sind. Besteht diese Formfreiheit, reicht es aus, das Dokument mit einer eingescannten Unterschrift zu signieren.  Um die Echtheit der Unterschrift jedoch vor Gericht beweisen zu können, kann es auch ohne Formvorgaben sinnvoll sein, eine fortgeschrittene elektronische Signatur oder qualifizierte elektronische Signatur zu verwenden.  

 

Welche Dokumente dürfen nicht digital unterschrieben werden?

In bestimmten Fällen verlangt das Gesetz, dass Dokumente eine physische Unterschrift tragen müssen, damit sie rechtsverbindlich sind. Dazu gehören Mietverträge mit einer Laufzeit von einem Jahr oder mehr und Bürgschaften von natürlichen Personen sowie Schuldversprechen und Anerkenntnisse, die durch Vertrag abgegeben werden sowie u.a. Aufhebungsverträge, Betriebsvereinbarungen, Arbeitnehmerüberlassungen, Sozialpläne, Kündigungsschreiben, Arbeitszeugnisse, Zeugniserteilungen und Interessensausgleiche. Elektronische Unterschriften werden hier nicht akzeptiert; sondern nur die Schriftform, die den gesetzlichen Anforderungen genügt.

 

Welche Vorteile bietet die elektronische Signatur für Ihr Unternehmen?

Die elektronische Unterschrift bietet Unternehemen  eine Vielzahl von Vorteilen gegenüber herkömmlichen, handschriftlichen Unterschriften. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

Zeitnah

Verträge in Echtzeit abschließen.

Flexibilität:

Signaturprozess ist Ort und Zeitunabhängig

Kostensparen

Keine Laufwege zur Post und Portokosten.

Nachhaltikeit

Einsparung von Papier.

Was bennötigt mein Unternehmen, um eine elektronische Unterschrift zu bekommen?

Um eine elektronische Unterschrift zu erhalten, müssen Sie folgende Aspekte berücksichtigen:

Zur Nutzung von Smartscribe ist keine Installation zusätzlicher Software notwendig. Sie können mit einem Standard-Internet Browser (wie z. B. Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari) Dokumente in Smartscribe ansehen, prüfen und unterzeichnen Smartscribe ist eine auf cloudbasierte Software, welche überall angewendet werden kann.

 

Sie müssen sich bei Smartscribe registrieren, um Dokumente elektronisch zu signieren. Hier wird auch Ihre personalisierte Signatur hinterlegt.

Ihr Benutzerzugang ist personalisiert und mit Ihrer E-Mail-Adresse bzw. Ihrer Mobilfunknummer verknüpft. Unter Benutzereinstellungen können Sie Ihre Signatur hinterlegen und loslegen!

 

Als Empfänger benötigen Sie ein Smartphone oder Tablet, um SMS/E-Mail zu erhalten.  Sie bekommen einen Link zugesendet, um das Dokument zu öffnen. Anschließend führen Sie Tabs und einfache Erklärungen durch den Unterschriftprozess bis hin zur Bestätigung der elektronischen Signatur. Sie erhalten eine Bestätigungsnachricht, sobald das Dokument unterschrieben vorliegt.