Die elektronische Unterschrift einfach erklärt
Was ist eine elektronische Unterschrift ?
Elektronische Signaturen ersetzen die handschriftliche Unterschrift auf Papier und ermöglichen, digitale Dokumente rechtsgültig zu unterschreiben. Die europäische IDAS-Verordnung definiert die elektronische Signatur als Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet.
E-Sign kann für alle Verträge, Angebote oder Vorlagen zwischen mindestens zwei oder mehreren Vertragspartnern verwendet werden, bei denen das anzuwendende Recht US- oder EU-Recht ist, es sei denn, es ist ausdrücklich Schriftform gefordert oder vereinbart. Des Weiteren können Dokumente auch zur Kenntnisnahme versandt werden. Eine Bestätigung über die Einsichtnahme der per SMS oder-Mail versandten Unterlagen und die damit einhergehende Kenntnisnahme wird an den Absender zugestellt.
In welchen Branchen werden zum Beispiel elektronische Unterschriften genutzt
Versicherungen
Steuerberaten
Immobilien
Anwaltskanzleien
Vertrieb
Finanzdienstleistungen.
Personalwesen
It
Elektronische Unterschriften eignen sich beispielsweise für:
Arbeitsverträge
Kaufverträge
Jahresabschlüsse
Versicherungspolicen
Stromverträge
Ein PDF-Dokument kann auf verschiedene Arten digital signiert werden. Alle drei in der EU geltenden Standards für elektronische Signaturen - einfache elektronische Signatur, fortgeschrittene elektronische Signatur und qualifizierte elektronische Signatur (QES) - können mit PDF-Dokumenten verwendet werden. Wenn Sie mit einer E-Signatur-Lösung eine QES in ein PDF-Dokument einfügen, hat die Unterschrift die gleiche rechtliche Gültigkeit und Beweiskraft wie eine handschriftliche Unterschrift auf Papier.
Welche Arten der elektronischen Unterschriften gibt es ?
Einfache Elektronische Unterschrift
Die einfachste Art, täglich benötigte Verträge zu unterschreiben.
Dokumente ohne gesetzliche Auflagen und mit geringem Haftungs- oder Finanzrisiko.
Beispiele:
Kostenvoranschläge
Verschwiegenheitsvereinbarung
Kaufverträge über bewegliche Güter oder Dienstleistungen
Fortgeschrittene elektronische Unterschirft
Authentifizierung mit PIN-Code.
Fortgeschrittene Signatur mit Authentifizierung der Unterzeichner durch Einmalpasswort
Sensible Dokumente mit moderatem Finanz- oder Haftungsrisiko.
Beispiele:
Unbefristete Arbeitsverträge
Versicherungsverträge
Mietverträge
Qualifiziert elektronische Unterschrift
Automatisierte ID-Verifizierung.
Rechtliches und digitales Äquivalent zur handschriftlichen Unterschrift.
Dokumente mit gesetzlichen Auflagen und hohem Haftungsrisiko.
Beispiele:
Ist eine eingescannte Unterschrift rechtsgültig?
Für die meisten Verträge schreibt der Gesetzgeber keine besondere Form vor, damit sie rechtsgültig sind. Besteht diese Formfreiheit, reicht es aus, das Dokument mit einer eingescannten Unterschrift zu unterzeichnen. Um die Echtheit der Unterschrift vor Gericht beweisen zu können, kann es jedoch sinnvoll sein, eine fortgeschrittene elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur zu verwenden, auch wenn keine Form vorgeschrieben ist.
Welche Dokumente dürfen nicht elektronisch signiert werden?
In bestimmten Fällen verlangt das Gesetz, dass Dokumente eine physische Unterschrift tragen, um rechtsverbindlich zu sein. Dazu gehören Mietverträge mit einer Laufzeit von einem Jahr oder mehr und Bürgschaften natürlicher Personen sowie Schuldversprechen und vertragliche Anerkenntnisse sowie u.a. Aufhebungsverträge, Betriebsvereinbarungen, Arbeitnehmerüberlassungen, Sozialpläne, Kündigungsschreiben, Arbeitszeugnisse, Zeugniserteilungen und Interessenausgleiche. Elektronische Unterschriften werden hier nicht akzeptiert, sondern nur die schriftliche Form, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht.